團隊參與經驗 / 03
企業電子簽核平台
讓申請的每個狀態，都有清楚的責任與依據。
從需求到系統規劃
- 角色權限
- 簽核規則
- 歷程追溯
01｜需求背景
企業內部申請需要在不同人員與部門之間流轉。當申請透過紙本、Email 或人工傳遞時，進度與處理紀錄容易分散，查詢時也需要重新整理。
這套平台的需求，是將電子表單、多層級簽核、角色權限與歷程查詢納入一致的操作範圍，讓申請與後續處理能彼此銜接。
02｜真正困難的地方
簽核不只有一路核准的情況。退回與補件代表申請會回到不同的處理階段，因此必須釐清每種狀態下的處理責任，以及接下來允許的操作。
角色權限與簽核層級也需要一起考量。系統除了支援當下的處理，還需要保留歷程，讓使用者能回看一筆申請經過哪些處理。
03｜我們怎麼理解與整理
先釐清誰在什麼時候做什麼，
再把簽核規則寫進系統。
從一份申請開始理解
先整理表單需要哪些資料，以及申請會經過哪些角色與層級。用實際作業的先後關係，理解使用者要完成的工作。
把不同處理情況攤開
分別整理核准、退回與補件的需求，釐清每個情況對後續處理的影響，避免只定義順利通過的流程。
將責任與紀錄連在一起
把各階段的角色權限、可執行的操作與歷程查詢需求一併整理，形成可供開發的表單與簽核規則。
04｜系統規劃
以電子表單承載申請資料，依角色與層級安排簽核，涵蓋核准、退回與補件，並保留處理歷程及查詢功能。規劃重點是讓每個處理狀態都有對應的操作與紀錄。
- 申請資料
- 電子表單
- 處理責任
- 多層級簽核、角色與權限
- 處理狀態
- 核准／退回／補件
- 紀錄與查詢
- 簽核歷程、資料查詢
05｜值得分享的地方
責任與規則清楚，
申請才有可追溯的脈絡。
這個專案的重點，是把角色、狀態與處理紀錄整理成一致的規則。釐清不同處理情況，才能讓電子化流程貼近企業實際的申請與審核方式。